泰山医学院档案管理办法

第一章 总则  

第一条 为了加强档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会服务。根椐《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法规，结合学校的实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案的范围，是泰山医学院主要职能活动和本校师生员工在从事教学科研和管理等各项工作活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的文件材料。

第三条 档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和专、兼职档案工作人员的职责范围，并作为各部、系年度工作考核内容之一。做到四同步（布置、检查、总结、验收学校各部、系其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。

第四条  档案工作执行统一领导，分级管理，集中保管的原则，实行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。

  第五条 综合档案室及各部门兼职档案员应遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护、利用档案的义务。

 第二章 管理体制及其机构职责

第六条  学校档案工作在校行政的统一领导下，有一名副院长分管。并接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。学校设立"档案工作领导小组"，具体负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。

第七条  学校各职能部门必须确定一名领导分管本部门的档案工作，明确部门立卷的档案工作制度，并确定一名兼职档案工作人员负责本单位档案收集、积累、整理、立卷和移交工作。各单位兼职档案工作人员的更换应征得档案室的同意。

第八条  档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

 第三章 综合档案室性质和职责

第九条 宣传贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定；执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。

第十条 依法治档是学校档案工作的根本原则，综合档案室负责全校档案工作的统一规划、管理、指导、监督与检查。

第十条  综合档案室是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供使用本校档案的信息中心，负责主管、保存全校党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基建、设备、出版物、外事、财会、声像等各类档案。

第十一条 制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。并负责本校档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

第十二条 严格执行保密制度，做好档案密级鉴定和守密、解密工作。开展档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。

第十三条 开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作，主动为学校各项工作服务，为师生员工和社会服务。

    第十四条 组织全校档案工作人员的业务培训，做好档案宣传工作和利用者教育活动，不断提高全校员工的档案意识。

第四章 文件材料的立卷与要求

第十五条 学校实行部门立卷制度。各单位应认真执行文件材料形成部门、课题组立卷规定，明确专人负责立卷，由立卷人按文件材料的自然形成规律进行系统整理、组卷，编制页码或件号，填写卷内文件目录和备考表，由部门、课题组负责人签字后装订成卷，按时向综合档案室移交档案。综合档案室应及时做好立卷工作的业务指导。

第十六条  各单位在对科研项目、产品规划与试制、基建工程、大型设备开箱等进行鉴定验收时，必须有档案室或本部门档案工作人员参加。各主管部门应会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的项目不予验收、不得上报成果。

第十七条 对于个人在从事学校工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照国家有关归档的规定收集齐全，及时交给本部门兼职档案工作人员，经整理后向校综合档案室移交，集中管理。任何个人不能据为己有。

第十八条 归档的文件材料同一类的应格式一致、书写装订工整、字迹图像清晰，符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写、复印。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

第五章 归档范围与时间

第十九条 依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，我校档案确定为十个归档范围： 党群类、行政类、教学类、科研类、产品类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类。其归档范围与保管期限见《泰山医学院档案工作规范》。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第二十条 归档时间：（1）各党政部门的文件材料和各部、系的综合性文件材料等，能按自然年度归档的内容（含声像档案），应于次年六月底前立卷归档。（2）教学部门等需按学年度归档的内容，每学年度结束后整理立卷，于次学年度寒假前归档。（3）科研、产品、基建、设备等专项档案,在项目完成、验收、竣工期满后二个月内立卷归档;（4）财会档案,在会计年度终了后立卷,按档案室的统一要求整理编目,暂由财会部门保管二年,期满后的次年六月底前归档。

第六章 档案管理

第二十一条  综合档案室应认真执行《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》，对库存档案进行系统整理、科学分类与管理。

第二十二条  保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。

第二十三条 综合档案室对保管期限已满的档案，应定期组织鉴定与销毁。鉴定档案保存价值的原则，档案保管期限的标准，销毁档案的程序和办法，要严格按国家有关规定进行，严禁擅自销毁档案。

第二十四条  综合档案库房的技术管理设专人负责，库房档案的收进和移出应严格手续，建立健全库房管理制度。

第二十五条  综合档案室应有专人负责档案统计工作，准确统计档案数量和档案利用情况等。按照有关规定，及时向档案行政管理部门和上级主管部门报送"档案工作情况统计报表"。

第二十六条  综合档案室对所保管的档案应定期进行检查，加强档案保护技术的研究与改进，对已破损和字迹退色的档案，及时修复或复制。

第二十七条 库房应有防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等设施，建立和健全档案库房管理有关制度。设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对于已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。

第六章 档案的开放利用

第二十八条 综合档案室应按照规定向全校和社会开放档案。利用和开放档案，应遵循下列规定：

（一） 凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，按规定填写《阅档登记簿》，均可查阅利用我校属开放范围的档案，并可摘录和复制，复制档案应由档案工作人员负责办理。对校外单位和个人应按照规定收费。

（二）向综合档案室移交、捐赠档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，无偿利用，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，综合档案室应予以维护合法权益。

（三）室藏档案原则不可外借出馆，特殊情况要经主任批准。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，上报学校严肃处理。

（四）港、澳、台及海外侨胞要求利用我校档案，须经有关主管部门介绍和批准。

（五）外国机关或个人要求利用我校档案，应按国家有关规定办理。

第二十九条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案须经主任同意。涉及未公开的技术问题，须经课题负责人同意；涉及机密问题的须经有关校领导批准。

第三十条 综合档案室应设立专门的档案阅览室，供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续，遵守保密制度，主动提供档案检索工具，热情为利用者服务。

第三十一条 综合档案室是学校出具档案证明的唯一合法机构。档案证明（含档案复制件、摘抄件等），须加盖综合档案室公章，方为有效。

第七章 档案的鉴定和销毁

第三十二条 档案鉴定工作在主管副校长领导下，由业务部门、保密委员会、档案部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告，经校有关领导签字后销毁。

第三十三条 销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。

第八章 考核、奖励和处罚

第三十四条 学校建立档案工作检查、考核、评估制度，对档案工作先进单位和个人（专、兼职）给予表扬和奖励。

第三十五条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照规定上报执法机关给以行政处罚。

第九章 附则

第三十六条 本办法自发布之日起执行。