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| 职能部门整理归档及报送评建材料的要求 |
| 发出日期：2004-12-03 |
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各职能部门：
为深入扎实地做好迎评工作，以评促建，以评促改，请各职能部门各指标负责人认真研究、理解评估方案的内涵，完成所负责的任务，并按照院《本科教学水平评估主要指标及任务分配一览表》的要求，将本部门2003—2004年的需要报送评建办的材料（包括必要的照片、图片等材料）于12月17日之前报送至校评建办公室。
评建材料的整理归档及报送注意事项：
一、档案盒
各部门要建立档案盒，按照指标体系的要求，结合本部门的情况，自行编号、整理，在任务分配一览表的基础上，必要的内容要增添补充。
每个档案盒、每份材料都要标注相应的编号。为防备评估前的条目修改，06年前请用铅笔标注编号。
档案盒内排序：按照编号从小到大的顺序，从前至后排列；同一编号内同类内容，按照时间由近及远的顺序排列。
二、归档时限
根据我校的实际情况，要准备2003、2004、2005、2006年的资料，按学年统计的材料必要时要包括2002年下半年。反映我校办学传统、特色的资料或者其它需要反映"完整过程"的前期原始资料不受时间限制。有关数据采集时，要注意：平时按学年统计的仍按学年统计，平时按年度统计的也应按年度统计。
三、内容
原始资料要充分、合理，富有逻辑性、真实性。奖状、证书、照片、录像等资料，根据需要，要简明扼要地注明：单位、内容、时间、地点、参加人员等内容。
四、文字档案材料
1．原始材料在保证质量的前提下，尽量保持原样。
2．新的文字材料统一使用Ａ4纸型，特殊类型的材料可根据需要自行选择。
3．文件资料使用word文档，版面：上面2.5厘米，下面2.5厘米，左侧3.1厘米，右侧2.2厘米；字号：标题用小二号黑体字，正文使用小四号宋体字；单倍行距（根据内容多少适当调整），左侧装订。
4．较复杂表格请用excel格式，简单表格可用word格式，表内文字一般选用宋体五号字。
5．版面要整洁、清晰，纸质良好，必要时手写的原始件要复印使用。
6． 原始资料的复印件，用Ａ4型纸复印（必要时可将原件适当放大或缩小复印），版面可灵活掌握。
7．所有资料（已没有电子版的原始资料除外）均需保存好电子版。
五、各部门报送校评建办的材料要与本部门留底的材料保持高度一致，若本部门材料更改，及时通知校评建办。
六、为方便各部门报材料，凡适宜于网络传输的资料，一律妥善排版后通过校园网传至评建办，e-mail：pjb@tsmc.edu.cn 。
七、联系电话：9810，9805
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